Tự Động Hóa Công Việc – Bạn Đã Khai Thác Google Assistant & Siri Đúng Cách Chưa?

Có một thực tế khá thú vị: chúng ta thường mua hoặc sở hữu rất nhiều thiết bị có tính năng hay, nhưng lại chỉ sử dụng một phần rất nhỏ trong số đó. Điện thoại thông minh là một ví dụ điển hình, và các trợ lý ảo như Google Assistant, Siri hay Alexa cũng không ngoại lệ.

Đối với nhiều người, những trợ lý này chủ yếu được dùng để… hỏi thời tiết. Thỉnh thoảng chúng ta có thể nhờ chúng gọi điện hoặc đặt hẹn giờ khi đang nấu ăn, nhưng sau đó mọi thứ lại quay về những câu lệnh quen thuộc như thường lệ.

Trong khi đó, giá trị lớn nhất của trợ lý ảo lại không nằm ở việc trả lời câu hỏi. Điều thực sự hữu ích là khả năng giúp bạn giảm bớt những việc nhỏ nhưng lặp đi lặp lại mỗi ngày. Từ việc nhắc lịch hẹn, quản lý danh sách mua sắm, hỗ trợ học tập, điều khiển thiết bị trong nhà cho đến tự động hóa một số thói quen hằng ngày, những công cụ này có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức nếu biết cách tận dụng.

Điều thú vị là bạn không cần phải là người đam mê công nghệ hay sở hữu một ngôi nhà thông minh siêu hiện đại để bắt đầu. Chỉ với vài câu lệnh đơn giản, trợ lý ảo có thể giúp bạn đỡ quên việc hơn, quản lý thời gian tốt hơn và xử lý nhanh nhiều công việc nhỏ mà trước đây vẫn phải làm thủ công.

Vậy làm thế nào để khai thác Google Assistant, Siri và Alexa hiệu quả hơn trong cuộc sống hằng ngày? Dưới đây là những cách đơn giản nhưng rất thực tế mà bạn có thể bắt đầu áp dụng ngay hôm nay.

1. Biến trợ lý ảo thành một “thư ký cá nhân” luôn nhớ những việc bạn dễ quên

Ai cũng từng có những khoảnh khắc như thế này: đang làm việc bình thường thì chợt nhớ ra hôm nay là hạn thanh toán tiền điện. Hoặc nhận được cuộc gọi từ phòng khám và mới giật mình nhận ra mình đã đặt lịch khám từ vài tuần trước nhưng hoàn toàn quên mất.

Thực tế, vấn đề không phải vì chúng ta thiếu trách nhiệm hay trí nhớ kém. Cuộc sống hiện đại đơn giản là có quá nhiều thứ cần ghi nhớ. Từ các cuộc họp, lịch hẹn cá nhân, hóa đơn định kỳ cho đến những việc nhỏ như gọi lại cho khách hàng hay mua quà sinh nhật cho người thân. Khi đầu óc phải xử lý quá nhiều thông tin cùng lúc, việc bỏ sót một vài thứ là điều rất dễ xảy ra.

Đây chính là lúc trợ lý ảo có thể trở thành một “thư ký cá nhân” khá hữu ích. Thay vì tự nhủ “lát nữa nhớ ghi lại”, bạn có thể nói ngay:

• “Nhắc tôi họp lúc 2 giờ chiều mai.”
• “Tạo lịch hẹn nha sĩ vào thứ Sáu tuần tới.”
• “Nhắc tôi thanh toán tiền điện vào ngày 25 hàng tháng.”
• “Nhắc tôi gọi cho khách hàng lúc 9 giờ sáng mai.”

Chỉ mất vài giây để tạo lời nhắc, nhưng đổi lại bạn không còn phải cố ghi nhớ những việc lặt vặt đó trong đầu suốt cả ngày. Khi đến đúng thời điểm, trợ lý ảo sẽ gửi thông báo và nhắc bạn thực hiện công việc đã lên lịch.

Điều thú vị là tính năng này đặc biệt hữu ích trong những lúc bạn không tiện dùng tay. Chẳng hạn khi đang lái xe, nấu ăn, dọn dẹp nhà cửa hoặc đang vội ra ngoài. Thay vì phải dừng mọi việc để mở điện thoại ghi chú, bạn chỉ cần nói thành lời và để trợ lý ảo xử lý phần còn lại.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nhiều người sau khi hình thành thói quen sử dụng lời nhắc bằng giọng nói thường nhận ra rằng họ quên ít việc hơn, bỏ lỡ ít cuộc hẹn hơn và cảm thấy đầu óc “nhẹ” hơn đáng kể. Bởi đôi khi, giá trị lớn nhất của công nghệ không phải là làm những điều phức tạp, mà là giúp chúng ta bớt phải nhớ những việc nhỏ mỗi ngày.

2. Tạo danh sách mua sắm bằng giọng nói – giảm những chuyến quay xe ngược lại siêu thị

Khi đi siêu thị, chắc hẳn nhiều người đã từng trải qua cảnh đẩy xe đầy ắp thực phẩm, đồ ăn vặt và đồ gia dụng rồi vui vẻ ra về. Thế nhưng đến tối khi chuẩn bị nấu ăn, bạn mới phát hiện mình quên mua trứng. Hoặc sáng hôm sau bước vào phòng tắm mới nhận ra giấy vệ sinh đã hết từ hôm qua, tính mua nhưng đến siêu thị lại quên. Những món đồ quan trọng nhất đôi khi lại là những món dễ bị bỏ sót nhất.

Vấn đề nằm ở chỗ những nhu cầu mua sắm thường xuất hiện vào những thời điểm rất ngẫu nhiên. Có thể khi đang pha cà phê, bạn phát hiện hộp sữa gần cạn. Khi giặt quần áo, bạn nhận ra nước giặt chỉ còn đủ dùng một lần nữa. Hoặc lúc nấu bữa tối, chai dầu ăn bất ngờ hết đúng giữa chừng. Nếu không ghi lại ngay lúc đó, vài giờ sau chúng ta thường quên mất.

Nhưng thay vì lay hoay tìm giấy bút ghi lại, sao bạn không để trợ lý ảo – thứ mà bạn đã bỏ ra hàng chục triệu đồng để sở hữu – phát huy tác dụng? Thay vì đi tìm giấy bút hoặc mở ứng dụng ghi chú, bạn chỉ cần nói:

• “Thêm trứng vào danh sách mua sắm.”
• “Nhớ mua sữa.”
• “Thêm nước giặt vào danh sách.”
• “Ghi chú mua giấy vệ sinh.”

Mọi thứ sẽ được cập nhật gần như ngay lập tức và đồng bộ với điện thoại của bạn. Khi đến siêu thị, danh sách đã sẵn sàng thay vì bạn phải đứng giữa các kệ hàng và cố nhớ xem ở nhà đang thiếu thứ gì.

Nghe có vẻ chỉ là một tiện ích nhỏ, nhưng những người sử dụng thường xuyên sẽ nhận ra một lợi ích khác: họ mua sắm có kế hoạch hơn và ít phải quay lại cửa hàng chỉ vì quên một món đồ quan trọng. Và nếu bạn từng phải chạy ra tiệm lúc 10 giờ tối chỉ để mua một hộp sữa hoặc cuộn giấy vệ sinh, có lẽ bạn sẽ hiểu vì sao tính năng đơn giản này lại hữu ích đến vậy.

3. Điều khiển nhà thông minh mà không cần rời khỏi chỗ ngồi

Bạn đã bao giờ trải qua tình huống này chưa?

Sau một ngày dài làm việc, cuối cùng bạn cũng được nằm xuống giường. Chăn đã kéo lên, gối đã chỉnh ngay ngắn và cơ thể đang chuẩn bị bước vào chế độ nghỉ ngơi. Thế rồi não bộ bỗng gửi đến một thông báo khẩn cấp:

“Đèn phòng khách hình như vẫn chưa tắt.”, hoặc: “Máy lạnh vẫn đang để 20 độ thì phải.” Hay thậm chí: “Robot hút bụi vẫn đang nằm giữa nhà từ sáng tới giờ.”

Lúc đó, bạn chỉ có hai lựa chọn. Một là tiếp tục nằm và tự thuyết phục bản thân rằng chắc mình nhớ nhầm. Hai là miễn cưỡng bước ra khỏi chăn để xử lý những việc lặt vặt đó với một gương mặt méo xẹo.

Tin vui là nếu trong nhà bạn có các thiết bị thông minh như đèn, máy lạnh, robot hút bụi, camera an ninh hoặc ổ cắm thông minh đã đồng bộ với điện thoại, trợ lý ảo có thể giúp giải quyết vấn đề này khá dễ dàng.

Bạn chỉ cần nói:

• “Tắt toàn bộ đèn phòng khách.”
• “Bật máy lạnh 26 độ.”
• “Cho robot hút bụi bắt đầu làm việc.”
• “Hiển thị camera trước cửa.”
• “Tắt tất cả thiết bị ở tầng dưới.”

Trong vài giây, lệnh sẽ được gửi đến các thiết bị đã kết nối và công việc được hoàn thành mà bạn gần như không cần rời khỏi vị trí của mình.

Điều thú vị là nhà thông minh ngày nay không còn là thứ chỉ xuất hiện trong các bộ phim công nghệ nữa. Ngay cả những thiết bị khá quen thuộc như bóng đèn, ổ cắm điện hay robot hút bụi cũng đã có những phiên bản hỗ trợ kết nối với Google Assistant, Siri hoặc Alexa với mức giá ngày càng dễ tiếp cận hơn trước.

Tất nhiên, việc đứng dậy tắt đèn không phải là một công việc quá khó khăn. Nhưng sau khi đã quen với việc chỉ cần nói một câu để điều khiển cả căn nhà, bạn sẽ nhanh chóng hiểu vì sao rất nhiều người dùng nhà thông minh lại trở nên… hơi lười theo một cách đầy sung sướng như vậy.

Xem thêm: Bí kíp mua đồ công nghệ ‘xịn mà rẻ’ – Từ săn sale đến chọn thương hiệu uy tín

4. Tự động hóa các công việc lặp lại mỗi ngày

Hãy thử để ý một chút về buổi sáng của bạn.

Có thể việc đầu tiên bạn làm sau khi thức dậy là tắt báo thức. Sau đó mở điện thoại xem thời tiết, kiểm tra lịch làm việc trong ngày, bật đèn, mở nhạc hoặc nghe vài bản tin trong lúc đánh răng và chuẩn bị đi làm.

Không có việc nào trong số đó thực sự khó khăn. Vấn đề là chúng ta lặp lại chúng gần như mỗi ngày. Một thao tác nhỏ chỉ mất vài giây, nhưng khi cộng lại trong nhiều tuần, nhiều tháng hay nhiều năm, đó là một lượng thời gian không hề nhỏ.

Đây chính là lúc trợ lý ảo phát huy giá trị lớn nhất của mình. Thay vì thực hiện từng việc một cách thủ công, bạn có thể tạo các “thói quen” hoặc “routine” để nhiều hành động diễn ra cùng lúc chỉ bằng một câu lệnh duy nhất.

Ví dụ, mỗi sáng khi thức dậy, bạn chỉ cần nói:

“Chào buổi sáng.”

Ngay sau đó, hệ thống có thể tự động:

• Bật đèn trong phòng.
• Đọc dự báo thời tiết.
• Thông báo lịch làm việc trong ngày.
• Tóm tắt những tin tức nổi bật.
• Phát danh sách nhạc hoặc podcast yêu thích.

Ngược lại, vào buổi tối trước khi đi ngủ, bạn có thể sử dụng một câu lệnh đơn giản khác:

“Chúc ngủ ngon.”

Khi đó, trợ lý ảo có thể thực hiện hàng loạt tác vụ như:

• Tắt đèn trong nhà.
• Tắt TV hoặc các thiết bị giải trí.
• Khóa cửa thông minh.
• Điều chỉnh nhiệt độ máy lạnh phù hợp để ngủ.
• Bật báo thức cho sáng hôm sau.

Nghe có vẻ giống những ngôi nhà thông minh trong phim khoa học viễn tưởng, nhưng thực tế nhiều tính năng như vậy đã xuất hiện trong các hệ sinh thái nhà thông minh phổ biến hiện nay. Điều thú vị là bạn không cần xây dựng một hệ thống quá phức tạp. Chỉ cần tự động hóa một vài công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày, bạn đã có thể cảm nhận được sự khác biệt.

Và có lẽ đây cũng là cách thú vị nhất để nhìn nhận công nghệ. Giá trị thực sự của nó không phải nằm ở những tính năng hào nhoáng, mà ở khả năng giúp chúng ta bớt phải làm những việc giống hệt nhau hết lần này đến lần khác. Khi những thao tác nhỏ được tự động hóa, bạn sẽ có thêm thời gian và sự tập trung cho những việc quan trọng hơn trong ngày.

5. Hỗ trợ học tập và tìm kiếm thông tin nhanh hơn

Một điều khá thú vị là những câu hỏi xuất hiện trong cuộc sống hằng ngày thường đến vào những thời điểm rất “không đúng lúc”.

Có thể bạn đang nấu ăn và chợt thắc mắc một muỗng cà phê tương đương bao nhiêu gram. Đang lắp một món đồ mới mua thì muốn biết sự khác nhau giữa pin AA và pin AAA. Hoặc đang xem một bộ phim và bất ngờ tò mò về một địa danh, nhân vật hay sự kiện vừa được nhắc đến.

Trong những tình huống như vậy, việc lau tay, mở điện thoại, mở trình duyệt rồi bắt đầu tìm kiếm đôi khi khá bất tiện. Thậm chí nhiều người còn quên luôn câu hỏi ban đầu sau khi bị phân tâm bởi thông báo, tin nhắn hoặc mạng xã hội trên điện thoại.

Đây là lúc trợ lý ảo thể hiện một lợi thế rất đơn giản nhưng hữu ích: bạn chỉ cần hỏi ngay bằng giọng nói.

Ví dụ:

• “Một dặm bằng bao nhiêu kilomet?”
• “Nhiệt độ sôi của nước là bao nhiêu?”
• “Từ ‘environment’ đánh vần như thế nào?”
• “Dịch câu này sang tiếng Anh.”
• “Hôm nay ở Tokyo là mấy giờ?”

Chỉ trong vài giây, bạn đã có câu trả lời mà không cần dừng công việc đang làm.

Đối với học sinh, sinh viên hoặc những người đang học ngoại ngữ, tính năng này đặc biệt hữu ích cho những lần tra cứu nhanh. Thay vì mở hàng loạt tab trên trình duyệt chỉ để kiểm tra một từ vựng hay một khái niệm đơn giản, bạn có thể nhận được câu trả lời gần như ngay lập tức.

Tất nhiên, trợ lý ảo không thể thay thế việc học tập hoặc nghiên cứu chuyên sâu. Nếu đang viết báo cáo, làm luận văn hoặc tìm hiểu một chủ đề phức tạp, bạn vẫn cần đọc tài liệu và kiểm chứng thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, với những câu hỏi ngắn xuất hiện bất ngờ trong ngày, việc hỏi bằng giọng nói thường nhanh hơn và thuận tiện hơn rất nhiều.

Và điều thú vị là giá trị của tính năng này không nằm ở việc tiết kiệm vài chục giây cho một lần tìm kiếm. Nó nằm ở việc giúp bạn giữ được dòng suy nghĩ đang có. Bởi đôi khi, việc không bị gián đoạn giữa chừng còn quan trọng hơn bản thân câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm.

6. Quản lý thời gian làm việc hiệu quả hơn

Bạn đã bao giờ mở máy tính với mục tiêu kiểm tra email trong vài phút, nhưng khi ngẩng đầu lên thì vài phút của bạn lại gần một giờ ở đời thực chưa?

Hoặc ngược lại, có những ngày bạn tập trung làm việc đến mức quên uống nước, quên đứng dậy vận động và chỉ nhận ra điều đó khi lưng bắt đầu đau hoặc mắt bắt đầu mỏi.

Đây là tình trạng khá phổ biến, đặc biệt với những người làm việc văn phòng hoặc thường xuyên làm việc tại nhà. Vấn đề không phải vì chúng ta lười biếng hay thiếu kỷ luật. Đôi khi chỉ đơn giản là quá tập trung vào công việc nên mất cảm giác về thời gian.

Đó là lúc trợ lý ảo có thể trở thành một “người nhắc việc” khá hữu ích.

Ví dụ, nếu bạn đang áp dụng phương pháp Pomodoro để tăng khả năng tập trung, thay vì mở ứng dụng hẹn giờ rồi cài đặt thủ công, bạn chỉ cần nói:

• “Đặt hẹn giờ 25 phút.”
• “Bắt đầu phiên làm việc tập trung.”
• “Nhắc tôi nghỉ giải lao sau 25 phút.”

Khi hết thời gian, trợ lý ảo sẽ tự động thông báo để bạn đứng dậy nghỉ ngơi trước khi bắt đầu vòng làm việc tiếp theo.

Ngoài việc hỗ trợ tập trung, trợ lý ảo còn có thể giúp bạn duy trì những thói quen nhỏ nhưng rất dễ bị bỏ quên trong ngày:

• “Nhắc tôi uống nước lúc 3 giờ chiều.”
• “Nhắc tôi đứng dậy vận động sau mỗi giờ.”
• “Đặt hẹn giờ nghỉ giải lao 10 phút.”
• “Nhắc tôi kết thúc công việc lúc 6 giờ tối.”

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng những lời nhắc này đôi khi mang lại hiệu quả lớn hơn chúng ta nghĩ. Nhiều người dành hàng giờ để tìm kiếm bí quyết tăng năng suất, trong khi nguyên nhân khiến họ mệt mỏi lại đến từ những việc rất cơ bản như ngồi liên tục quá lâu, quên uống nước hoặc làm việc không có điểm dừng.

Điều này đặc biệt đúng với những người làm việc tại nhà. Khi văn phòng và phòng khách chỉ cách nhau vài bước chân, ranh giới giữa công việc và thời gian cá nhân rất dễ bị xóa nhòa. Một email đến muộn có thể kéo dài ngày làm việc thêm một giờ. Một cuộc họp bất ngờ có thể khiến bạn bỏ luôn giờ nghỉ trưa.

Trong những trường hợp như vậy, trợ lý ảo giống như một đồng nghiệp thầm lặng luôn ở bên cạnh để nhắc bạn rằng: đã đến lúc nghỉ ngơi, uống nước hoặc kết thúc công việc cho ngày hôm nay.

Suy cho cùng, làm việc hiệu quả không có nghĩa là ngồi trước màn hình lâu hơn người khác. Đôi khi, năng suất bền vững lại đến từ những điều rất đơn giản: biết khi nào cần tập trung, khi nào cần nghỉ ngơi và không để công việc chiếm hết thời gian của cuộc sống.

7. Sử dụng trợ lý ảo khi đang lái xe

Bạn đang lái xe giữa dòng đường đông đúc thì điện thoại đột nhiên đổ chuông, hoặc một tin nhắn mới hiện lên trên màn hình, hoặc tệ hơn, bạn đang tìm đường đến một địa điểm chưa từng ghé qua và bản đồ lại yêu cầu rẽ ở giao lộ phía trước.

Trong những khoảnh khắc như vậy, nhiều người thường có phản xạ rất tự nhiên: cầm điện thoại lên kiểm tra nhanh vài giây. Vấn đề là đôi khi chỉ vài giây mất tập trung cũng đủ khiến bạn bỏ lỡ một tín hiệu giao thông, một người đi bộ hoặc một chiếc xe đang chuyển làn ngay bên cạnh.

Đó là lý do các trợ lý ảo ngày càng trở nên hữu ích khi di chuyển. Thay vì liên tục chạm vào màn hình điện thoại, bạn có thể sử dụng giọng nói để thực hiện nhiều tác vụ cơ bản mà vẫn giữ tay trên vô lăng và mắt tập trung vào đường đi. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu:

• Gọi điện cho người thân hoặc đồng nghiệp.
• Gửi một tin nhắn ngắn.
• Mở bản đồ và bắt đầu dẫn đường.
• Đọc các thông báo mới.
• Phát nhạc, podcast hoặc sách nói.
• Tìm cây xăng, quán cà phê hoặc trạm sạc gần nhất.

Những câu lệnh thường dùng có thể đơn giản như:

• “Dẫn đường đến sân bay Tân Sơn Nhất.”
• “Gọi cho mẹ.”
• “Phát podcast mới nhất.”
• “Đọc tin nhắn mới.”
• “Tìm cây xăng gần đây.”

Nếu xe của bạn hỗ trợ Android Auto hoặc Apple CarPlay, trải nghiệm này thậm chí còn thuận tiện hơn. Nhiều thao tác có thể được thực hiện hoàn toàn bằng giọng nói mà không cần cầm điện thoại lên kiểm tra.

Tất nhiên, trợ lý ảo không phải là phép màu giúp việc lái xe trở nên an toàn tuyệt đối. Điều quan trọng nhất vẫn là sự tập trung của người điều khiển phương tiện. Tuy nhiên, nếu phải lựa chọn giữa việc nói một câu lệnh ngắn và việc liên tục nhìn xuống màn hình điện thoại, lựa chọn đầu tiên rõ ràng an toàn và thuận tiện hơn rất nhiều.

Có lẽ đây cũng là một trong những ứng dụng thực tế nhất của trợ lý ảo. Bởi đôi khi giá trị của công nghệ không nằm ở việc giúp chúng ta làm được những điều phức tạp, mà đơn giản là giúp hoàn thành những việc cần thiết mà vẫn giữ sự tập trung vào điều quan trọng nhất trước mắt: con đường đang đi.

Google Assistant, Siri và Alexa – Không chỉ là một Chatbot

Có thể sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ thử yêu cầu trợ lý ảo làm một việc mới thay vì chỉ hỏi thời tiết hoặc mở nhạc như thường lệ. Và biết đâu, bạn sẽ nhận ra rằng mình đã mang theo một “trợ lý cá nhân” khá thông minh bên mình suốt thời gian qua mà chưa thực sự khai thác hết khả năng của nó. Bởi đôi khi, những công nghệ hữu ích nhất không phải là những thứ quá phức tạp hay đắt tiền, mà đơn giản là những công cụ giúp cuộc sống hằng ngày trở nên dễ dàng hơn một chút.