Tham Gia Cuộc Họp – đừng để chỉ là “ngồi cho có mặt”

Dù bạn là lính mới vừa vào công ty hay đã “lăn lộn” vài năm trên thương trường, thì những buổi họp nội bộ vẫn là món ăn không thể thiếu trong thực đơn công việc hằng tuần. Đó không chỉ là nơi cập nhật thông tin và chia sẻ ý tưởng, mà còn là cơ hội để bạn thể hiện tư duy, tinh thần hợp tác và sự chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách “đi họp cho đúng” – có người lúng túng khi phát biểu, có người mãi vẫn chưa thoát khỏi vai trò “ngồi cho đủ chỗ”. Vậy làm sao để mỗi cuộc họp bạn tham gia đều mang lại giá trị, thay vì chỉ tốn thời gian?

👉 Đừng lo! Bài viết dưới đây sẽ bật mí những mẹo đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để bạn ghi điểm trong mọi buổi họp công ty – từ chuẩn bị trước khi họp, cách ứng xử trong lúc họp, cho đến cách theo dõi sau khi họp kết thúc.

1. Đừng “tay không bắt họp” – Chuẩn bị trước là chìa khóa

Một cuộc họp hiệu quả luôn bắt đầu từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Đừng đợi đến lúc ngồi vào bàn rồi mới hỏi “Hôm nay họp gì vậy?”. Hãy dành thời gian đọc trước agenda (chương trình họp) và các tài liệu liên quan được gửi qua email hoặc nền tảng nội bộ. Việc này giúp bạn biết rõ buổi họp sẽ xoay quanh những nội dung gì, ai trình bày phần nào, và bạn cần đóng góp ra sao.

Nếu trong quá trình đọc, bạn thấy có điểm nào chưa rõ, hoặc có ý tưởng đóng góp, hãy ghi chú lại để mang vào cuộc họp. Bạn sẽ thấy tự tin hơn rất nhiều, và quan trọng hơn – người khác cũng sẽ thấy bạn là người nắm được tinh thần công việc, không “gật gù cho qua”.

💡 Mẹo thêm: Nếu bạn là người hay quên, hãy lập một checklist trước cuộc họp: “Tôi cần đọc gì?”, “Câu hỏi nào nên đặt ra?”, “Có cần chuẩn bị tài liệu chia sẻ không?” – vài phút chuẩn bị sẽ giúp bạn tỏa sáng hơn cả một giờ họp!

2. Chọn chỗ ngồi “đắc địa” – cả online lẫn offline

Dù là họp trực tuyến hay trực tiếp, môi trường bạn chọn để tham gia họp ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng buổi họp và… hình ảnh của bạn.

• Nếu họp online: Đừng ngồi ở quán cà phê ồn ào hoặc bên cạnh cái quạt máy kêu rì rì suốt 1 tiếng. Hãy chọn một không gian yên tĩnh, ánh sáng đủ tốt (để đồng nghiệp không phải đoán biểu cảm của bạn qua bóng mờ), và đặc biệt là kết nối Wi-Fi mạnh mẽ, không giật, không lag. Bạn không muốn bị “đóng băng” đúng lúc sếp hỏi ý kiến đâu!
• Nếu họp trực tiếp: Hãy đến sớm vài phút, chọn chỗ ngồi dễ quan sát và dễ tương tác. Đừng ngồi quá xa khiến bạn “lạc quẻ”, nhưng cũng đừng chọn vị trí chính giữa nếu bạn không chuẩn bị gì cả – áp lực sẽ rất thật.

💡 Mẹo nhỏ: Bật thử micro, webcam và ứng dụng họp trước 5 phút. Nếu dùng tai nghe, nhớ kiểm tra âm thanh rõ ràng – đừng để đến lúc vào họp rồi mới cuống cuồng tháo lắp dây dợ!

3. Đến sớm một chút, chuyên nghiệp hơn một bước

Thời gian là vàng, đặc biệt là trong môi trường làm việc nơi ai cũng “chạy deadline như chạy giặc”. Vì vậy, việc đến sớm vài phút trước giờ họp sẽ giúp bạn:

• Kiểm tra lại tài liệu, thiết bị (nếu họp online thì kiểm âm thanh – hình ảnh, nếu họp trực tiếp thì chuẩn bị sổ ghi chép, laptop…).
• Thoải mái ổn định chỗ ngồi và “warm up” đầu óc trước khi bước vào thảo luận.
• Và quan trọng không kém: ghi điểm với đồng nghiệp và sếp về thái độ chuyên nghiệp và nghiêm túc của bạn.

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, thì càng cần chủ động chuẩn bị từ sớm: phòng họp sẵn sàng, tài liệu gửi đúng giờ, đường link họp không bị sai (!), và đảm bảo mọi người đều nắm được lịch trình.

⏰ Mẹo hay: Cài báo thức nhắc nhở trước 10–15 phút để bạn không bị “lụp chụp” chạy nước rút vào họp – đặc biệt với những bạn hay bị “bơi trong lịch Zoom”.

4. Giao tiếp rõ – phản hồi tích cực, họp mới hiệu quả

Một buổi họp hiệu quả không chỉ là “nói cho xong” mà là giao tiếp để hiểu và cùng giải quyết vấn đề. Vì vậy:

• Khi chia sẻ ý kiến, hãy nói ngắn gọn, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm. Bạn không cần dùng từ ngữ hoa mỹ, chỉ cần trình bày dễ hiểu và có cơ sở.
• Nếu có ý kiến trái chiều, hãy phản hồi một cách tích cực và xây dựng. Đừng “bẻ” người khác, hãy “bẻ đẹp” vào vấn đề.
• Lắng nghe là kỹ năng vàng. Thể hiện sự tập trung khi người khác nói bằng cách nhìn vào họ, gật đầu nhẹ, hoặc ghi chú – vừa lịch sự, vừa cho thấy bạn thật sự quan tâm.

🌱 Mẹo hay: Nếu bạn không chắc về quan điểm của mình, có thể bắt đầu bằng những cụm như: “Từ góc nhìn của mình thì…”, hoặc “Mình có một đề xuất nhỏ, không biết mọi người thấy sao…”.

Sự rõ ràng và tích cực trong giao tiếp sẽ giúp buổi họp trở nên thoải mái, cởi mở và… bớt buồn ngủ hơn nhiều!

5. Làm chủ công nghệ – họp online không còn “bối rối”

Trong thời đại làm việc từ xa hoặc hybrid như hiện nay, họp online là chuyện thường như… cơm trưa công sở. Nhưng để buổi họp không biến thành “chương trình thử micro toàn tập”, bạn cần:

• Làm quen trước với nền tảng họp như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams… Đừng chờ đến khi sếp gọi tên mới loay hoay tìm nút bật mic.
• Kiểm tra camera, âm thanh và kết nối mạng ít nhất 5–10 phút trước khi họp. Một buổi họp trơn tru bắt đầu từ chiếc webcam không bị ngược hình.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ thông minh: Google Docs để ghi chú chung, Miro hoặc bảng trắng kỹ thuật số để brainstorm – vừa tiện lợi, vừa giúp cả nhóm dễ hình dung và đồng thuận.

💡 Gợi ý nhỏ: Đặt tên Zoom/Microsoft Teams chuyên nghiệp (Ví dụ: “Linh – Kế toán nội bộ”), và dùng background đơn giản để tránh gây phân tâm – trừ khi bạn thật sự muốn cả phòng họp nhìn thấy tấm rèm hoạt hình Doraemon của bạn.

6. Chủ động lên tiếng – đừng chỉ “tham gia cuộc họp bằng mắt”

Họp không phải là giờ nghe giảng, nên nếu bạn chỉ bật mic khi chào đầu buổi và tắt cam cả buổi thì… hơi phí một cơ hội tốt để thể hiện bản thân!

• Đặt câu hỏi, chia sẻ góc nhìn khi bạn có ý kiến – điều này cho thấy bạn đang theo dõi nội dung chứ không “ngủ đông”.
• Góp ý đúng lúc, đúng chỗ – không chen ngang hay ngắt lời người khác. Nếu cuộc họp đông người, hãy dùng nút “raise hand” (giơ tay) để giữ phép lịch sự và giúp cuộc họp diễn ra mượt mà hơn.
• Ghi chú lại ý tưởng hay và phản hồi tích cực nếu bạn đồng tình với ai đó – đơn giản như “Em thấy ý của anh/chị A rất hợp lý, em xin bổ sung thêm…”

✨ Tích cực không có nghĩa là nói nhiều, mà là nói đúng lúc – đúng ý – và có giá trị.

7. Ghi chép thông minh – đừng để cuộc họp trôi vào quên lãng

Cuộc họp có thể trôi qua nhanh chóng, nhưng những quyết định và nhiệm vụ thì cần được nhớ thật lâu. Đó là lý do bạn nên ghi chú lại các điểm chính, thay vì chỉ “gật đầu cho vui”.

• Ghi rõ nội dung chính, người phụ trách, thời hạn và các mốc quan trọng.
• Đừng viết tiểu thuyết, chỉ cần ngắn gọn, rõ ý và dễ tra lại sau này.
• Nếu nhóm bạn không có thư ký cuộc họp, bạn có thể chủ động chia sẻ ghi chú để mọi người cùng tham khảo – vừa thể hiện tinh thần hỗ trợ, vừa tăng điểm cộng chuyên nghiệp.

📌 Gợi ý: Dùng Google Docs, Notion hoặc phần mềm ghi chú nhóm để cập nhật và theo dõi tiến độ công việc sau cuộc họp một cách hiệu quả.

Xem thêm: Làm Sao Để Không “Xìu” Khi Làm Việc? Mẹo Hay Dành Cho Bạn

8. Theo dõi sau cuộc họp – đừng “bốc hơi” ngay sau khi tan họp

Cuộc họp kết thúc không có nghĩa là… mọi thứ đã xong! Đây mới là lúc bạn biến lời nói thành hành động.

• Nếu bạn được giao nhiệm vụ, hãy hoàn thành đúng hạn – không ai muốn nhắc đi nhắc lại mãi một việc.
• Cập nhật tiến độ cho cả nhóm, dù chỉ là một email ngắn gọn, cũng đủ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
• Có chỗ nào chưa rõ? Chủ động hỏi lại để đảm bảo bạn đi đúng hướng, thay vì đoán già đoán non rồi làm sai.

Họp hành không chán nếu bạn biết cách tham gia

Tham gia một cuộc họp không chỉ là “ngồi nghe cho có” hay “trả bài đúng lúc”, mà còn là cơ hội để bạn thể hiện sự chỉn chu, trách nhiệm và tinh thần hợp tác. Với một chút chuẩn bị, giao tiếp tích cực và tinh thần chủ động sau cuộc họp, bạn sẽ không chỉ được đánh giá cao mà còn góp phần làm cho công việc nhóm trở nên trôi chảy hơn bao giờ hết.

👉 Hãy biến mỗi cuộc họp thành một “sân chơi chuyên nghiệp” để học hỏi, phát triển và khẳng định bản thân!