Deadline Không Còn Là Ác Mộng: Mẹo Quản Lý Thời Gian Chuẩn Khoa Học

Khi deadline dí sát gáy, phản xạ tự nhiên của nhiều người là… hoảng loạn làm mọi thứ trong tầm mắt! Càng căng thẳng, ta càng cố gắng nhồi nhét thêm việc vào một ngày đã quá chật, rồi cuối ngày lại thở dài: “Ủa, mình làm gì suốt vậy mà việc vẫn chưa xong?”

Josh Davis – nhà thần kinh học kiêm giáo sư tại Viện Lãnh đạo Thần kinh Manhattan – cho rằng: đừng chỉ tập trung làm cái gì gấp nhất, mà hãy chọn cái gì đáng làm nhất. Theo ông, chìa khóa không nằm ở việc check-list bao nhiêu việc, mà ở việc bạn chọn đúng thời điểm vàng trong ngày để xử lý nhiệm vụ quan trọng nhất.

Nói cách khác, não bộ của bạn không phải robot 24/7 – vậy nên thay vì “cày như trâu”, hãy học cách “cày đúng giờ, đúng việc”, để năng suất tăng mà não vẫn còn… nguyên vẹn.

1. Dành “não cá vàng” cho việc đơn giản

Thành thật mà nói, không ai có thể “năng suất như CEO” suốt 8 tiếng một ngày. Thay vào đó, hãy để những giờ não lười biếng trong ngày — ví dụ như sau bữa trưa hoặc khi vừa dậy và chưa tỉnh hẳn — cho những việc nhẹ nhàng như: sắp xếp giấy tờ, upload file, hay xóa 500 ảnh trùng trong điện thoại (vì bạn lỡ chụp selfie 10 kiểu y hệt nhau).

Tuy nhiên, đừng bị đánh lừa bởi vẻ “dễ xơi” của các nhiệm vụ tưởng chừng đơn giản, như kiểm tra và phản hồi email. Có những email nghe tưởng nhẹ nhàng nhưng bạn sẽ ngồi 20 phút chỉ để chọn giữa “Trân trọng” và “Thân mến”. Những lựa chọn tưởng chừng vô hại có thể khiến não bạn đột ngột… treo máy.

Vì vậy, nếu đầu óc bạn còn đủ tỉnh táo để giải quyết việc lớn, hãy làm ngay. Dành các nhiệm vụ nhỏ lẻ, tốn ít “năng lượng não” cho khung giờ bạn đang vận hành bằng… pin dự phòng.

2. Thời điểm tệ nhất trong ngày để… làm bất cứ điều gì

Chắc hẳn ai cũng từng có cảm giác: mới ngủ dậy, đầu óc vẫn đang ở… cõi mộng, nhưng bạn lại cố đọc báo cáo, học từ vựng, hay tệ hơn nữa là họp Zoom với giám đốc. Kết quả? Bạn đọc một câu ba lần vẫn không hiểu mình đang đọc cái gì.

Theo các nghiên cứu về thần kinh và sinh lý học, hai giờ đầu tiên sau khi thức dậy không phải là “giờ vàng” để xử lý thông tin nặng đô. Dù bạn là “morning person” tự nhận, não bộ vẫn cần thời gian khởi động như cái máy tính đời cũ – bật lên thì được, nhưng còn lâu mới chạy mượt.

Chưa hết, các nhà khoa học còn phát hiện rằng: khi nhiệt độ cơ thể xuống dưới 37 độ C, não bạn cũng xuống cấp nhẹ. Và điều này xảy ra rõ rệt nhất từ nửa đêm đến 6 giờ sáng – giai đoạn mà não bạn gần như chuyển sang chế độ “tự vệ sinh lý” thay vì “sáng tạo đổi đời”. Đó là lý do vì sao học đêm, ôn thi xuyên màn đêm hay viết deadline lúc 3 giờ sáng thường dẫn đến sản phẩm… chỉ bạn mới hiểu được.

Chưa hết! Khung giờ 2 giờ chiều – 4 giờ chiều cũng là “vùng cấm địa” của sự tập trung. Đây là thời điểm cơ thể bắt đầu “chill nhẹ” sau bữa trưa, nhiệt độ cơ thể hạ, bạn thì buồn ngủ, và năng lượng tụt dốc không phanh. Vừa no, vừa lạnh, vừa uể oải – đúng chuẩn combo khiến bạn chỉ muốn gục lên bàn “nghỉ 5 phút” mà tỉnh dậy đã là 6 giờ tối.

✅ Gợi ý nhỏ để sống sót qua các “vùng chết” trong ngày:

• Sáng sớm: Hãy dành thời gian cho việc nhẹ nhàng như dọn dẹp, tập thể dục nhẹ, hoặc uống cà phê và nhìn đời với ánh mắt cảm thông.
• 2–4 giờ chiều: Nếu buộc phải làm việc, hãy ưu tiên các nhiệm vụ mang tính kỹ thuật thấp hoặc mang tính hành chính như trả lời email, phân loại tài liệu, hoặc lên kế hoạch cho ngày hôm sau.
• Giữa đêm – rạng sáng: Ngủ đi. Đừng lướt TikTok rồi than với cấp trên là tối em bận quá nên sáng không dậy nổi.

3. Nghỉ ngơi mà vẫn ôm điện thoại?

Giáo sư Josh Davis – người hiểu bộ não còn rõ hơn chúng ta hiểu ví của mình vào cuối tháng – đã từng nói: “Ngày nay, khi mọi người quyết định nghỉ ngơi, họ có xu hướng truy cập mạng xã hội và sau đó dành quá nhiều thời gian ở đó”.

Nghe quen không? Bạn vừa định “nghỉ ngơi 5 phút”, thì phút thứ 6, bạn đã lạc trôi vào một video nấu ăn Hàn Quốc, sau đó là clip mèo đánh nhau, rồi lại kéo xuống đọc bình luận về drama mới nhất của người nổi tiếng mà bạn… chẳng biết là ai.

Vấn đề là thế này: Khi bạn chuyển từ công việc sang TikTok hay Instagram, não bạn vẫn đang phải xử lý thông tin liên tục. Chỉ là thay vì email từ sếp thì giờ là hình ảnh lung linh của người khác đang du lịch Bali, còn bạn thì ăn mì gói trong phòng trọ.

Điều não cần không phải là giải trí, mà là nghỉ thật sự – kiểu nghỉ “thả hồn lên mây”, không cần tập trung, không cần phản ứng, không cần like-share-comment gì hết. Cái kiểu mà bạn ngồi nhìn tường trắng hay ngắm mây bay mà chẳng cần mục tiêu cụ thể – đó mới là lúc não đang được “nạp lại pin sáng tạo”.

✅ Vì sao việc “mơ mộng có chủ đích” lại tốt?
Khi bạn để đầu óc “trôi tự do” (mà không bị ai réo gọi trên Messenger), các vùng não sẽ có cơ hội liên kết và làm mới lại thông tin. Đó là lúc bạn bất ngờ nảy ra một ý tưởng hay ho, giải quyết được vấn đề hóc búa hay nghĩ ra tên hay cho thú cưng mới.

Tips để nghỉ ngơi đúng chuẩn khoa học thần kinh:

• Đặt điện thoại xa tầm tay – hoặc xa tầm mắt.
• Ra ban công ngắm cây, hoặc nhìn mây – miễn là không “ngắm story người yêu cũ”.
• Nghe một playlist nhạc không lời, nhẹ nhàng, không lời nhắc deadline.
• Hoặc đơn giản là… không làm gì cả. Đúng nghĩa “đóng băng tâm trí”, nhưng theo kiểu có ích.

4. Chỉ 20 phút vận động – khỏi lo chậm deadline lẫn chậm người!

Bạn nghĩ để có hiệu quả trong công việc là phải ngồi lì 8 tiếng, làm việc như robot đến khi hết pin? Khoa học thần kinh bảo: “No no no!” Giáo sư Josh Davis gợi ý rằng: Chỉ cần 20 phút vận động mỗi ngày cũng đủ để bạn “làm mới não”, cải thiện tâm trạng và đánh bay mệt mỏi như một cú F5 thần kỳ cho tinh thần.

Bạn không cần phải vác thân đến phòng gym, đẩy tạ như vận động viên Olympic. Chạy bộ tại chỗ, nhảy dây, leo vài tầng cầu thang hay đi bộ quanh văn phòng cũng tính là “tập” đấy!

Lợi ích ngay lập tức:

• Giảm cortisol (hormone căng thẳng)
• Tăng endorphin (hormone hạnh phúc)
• Tăng lưu lượng máu lên não (giúp bạn bớt nghĩ linh tinh và làm việc thật đỉnh!)

Vậy nên, nếu bạn đang bí ý tưởng hoặc muốn xóa tan cơn buồn ngủ sau giờ trưa: đứng dậy, vận động nhẹ nhàng vài phút – não bạn sẽ cảm ơn bạn đấy.

4. Chọn thực phẩm phù hợp – lại liên quan đến quản lý thời gian

Bạn là những gì bạn ăn – và não bạn cũng vậy. Nếu buổi sáng bạn ăn bánh ngọt, uống cà phê sữa đặc rồi thắc mắc sao 9 giờ đã thấy lừ đừ, thì… không có gì lạ. Josh Davis gợi ý rằng: Muốn làm việc hiệu quả, phải nuôi não bằng “xăng tốt”.

Ăn gì vào buổi sáng?

• Trứng + bánh mì nguyên cám: cung cấp protein giúp kích hoạt các chất dẫn truyền thần kinh khiến bạn tỉnh táo như cú điện giật (mà không cần… bị giật thật).
• Sữa chua Hy Lạp, đậu nành, bơ đậu phộng: giàu tryptophan, giúp não thư giãn nhẹ nhàng, cân bằng cảm xúc.

Ăn vặt gì cho đỡ buồn miệng mà không buồn… năng suất?

• Hạt óc chó, hạt hạnh nhân, phô mai: giữ lượng đường trong máu ổn định, không gây “lên đỉnh rồi tụt mood”.
• Tránh ăn snack quá nhiều đường hoặc carbs rỗng (như bánh gạo, kẹo ngọt) nếu bạn không muốn đầu óc bạn “chạm đỉnh” 15 phút rồi rơi tự do cả buổi chiều.

Đừng quên nước lọc! Cạn nước = cạn ý tưởng. Uống nước đủ giúp não bạn hoạt động trơn tru, cảm xúc cũng “mượt” hơn.

Cà phê thì sao? Một chút caffeine buổi sáng là ổn, nhưng đừng lạm dụng nếu bạn không muốn trái tim đập như EDM và não thì không còn tập trung nổi.

Bạn không cần một chế độ eat-clean nghiêm ngặt kiểu thi hoa hậu, mà chỉ cần ăn đủ, đúng lúc, đúng món – để não có đủ “nhiên liệu chất lượng” mà bứt phá. Và nhớ đấy, làm việc tốt nhất là khi bạn hơi đói – chứ không phải vừa ăn no căng, vừa rơi vào trạng thái “chỉ muốn ngủ một giấc tới chiều”.

5. Dọn dẹp bàn làm việc – Bí kíp hack năng suất

Bạn có biết? Bàn làm việc bừa bộn không chỉ khiến bạn tìm mãi không thấy bút mà còn khiến não bạn không thể xử lý mọi thứ một cách tỉnh táo. Khoa học gọi hiện tượng này là “visual clutter” – tức là khi mắt thấy quá nhiều thứ linh tinh, não sẽ tốn công lọc thông tin, dẫn đến mất tập trung. Nói đơn giản là: bàn bừa thì đầu cũng loạn.

Vậy làm gì?

• Tối giản mọi thứ: Giữ lại những gì bạn thực sự cần trong giờ làm việc: laptop, sổ ghi chép, ly nước, cây viết, và… niềm tin vào ngày mai.
• Chừa không gian cho hành động: Bạn cần đủ chỗ để duỗi tay, gác chân (nhẹ nhàng nha), thậm chí đứng dậy xoay vai nhẹ vài vòng cho giãn gân cốt.
• Tận dụng ánh sáng: Đừng làm việc trong góc tối như “văn phòng của Voldemort”. Một góc sáng sủa giúp não bạn tỉnh táo hơn nhiều đấy.

Pro tip: Hãy thử bắt đầu mỗi ngày làm việc bằng 5 phút dọn dẹp – vừa khởi động nhẹ, vừa tạo cảm giác “ta là người có tổ chức, chứ không phải người đang ngập trong hoảng loạn.”

 Xem thêm: Mẹo Trang Trí Bàn Làm Việc Cho Dân Công Sở

4. Ngủ đủ giấc

Đừng nghĩ rằng rằng thức tới 2h sáng làm việc là “chăm chỉ” – vì thực chất hôm sau bạn sẽ chỉ có thể làm việc tiếp với 50% công suất của bản thân.

Khi bạn ngủ, điều kỳ diệu gì xảy ra?

• Não xử lý thông tin, sắp xếp ký ức và củng cố kiến thức (giống như update phần mềm vậy).
• Cơ thể phục hồi thể chất, giúp bạn sẵn sàng chiến đấu tiếp ngày hôm sau mà không cần… 3 ly cà phê.
• Tâm trạng được điều chỉnh tự nhiên, giúp bạn tránh xa trạng thái “cục súc không lý do”.

Gợi ý đơn giản để ngủ ngon:

• Tắt màn hình điện thoại 30 phút trước khi ngủ (TikTok sẽ không chạy mất đâu, yên tâm).
• Ngủ đều giờ mỗi ngày, kể cả cuối tuần (ngủ dậy lúc 10h sáng Chủ nhật = thức trắng đêm Chủ nhật).
• Tạo môi trường ngủ yên tĩnh, mát mẻ và không có tiếng thông báo “ting ting” từ nhóm chat công ty lúc 2h sáng.

Ghi nhớ: Ngủ không phải là xa xỉ. Nó là một khoản đầu tư khôn ngoan cho hiệu suất, sức khỏe và cả… thần thái ngày hôm sau.