Mẹo Viết Email Cực Đỉnh – Người Nhận Không Thể Ngó Lơ
Bạn đã bao giờ gửi một email cực kỳ lịch sự, gọt giũa từng dấu chấm phẩy, đắn đo từng từ như đang viết thư tình gửi crush… rồi sau đó bặt vô âm tín chưa? Không seen, không reply, không hồi âm, không gì hết – chỉ có sự trống rỗng trong inbox và một trái tim tổn thương.
Viết email nghe thì dễ như ăn bánh, nhưng để người ta chịu trả lời thì lại như chơi trò “ai kiên nhẫn hơn” vậy. Đặc biệt là khi bạn đang cần gấp một lời xác nhận, một cái gật đầu hay đơn giản là một “Okay, đã rõ!” cũng đủ khiến bạn hạnh phúc rớt nước mắt.
Nhưng đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn từ “viết email bị ghost” thành “viết phát có phản hồi liền tay”. Cùng khám phá ngay một loạt mẹo nhỏ mà “có võ” để email của bạn không còn bị rơi vào hố đen vũ trụ nhé!
1. Cho người ta lý do để không bỏ qua bạn
Hãy tưởng tượng email của bạn giống như… một chiếc bánh quy đang vẫy tay giữa đống spam và thông báo deadline. Nếu không có lý do đủ “ngon”, ai lại nhấc tay nhấn trả lời liền cơ chứ?
Vì vậy, thay vì chỉ “Hi, mong anh/chị phản hồi sớm”, hãy có tâm một chút. Cho họ biết vì sao bạn cần phản hồi đó – càng cụ thể, càng có khả năng được chú ý. Đừng chỉ xin, hãy thuyết phục!
Ví dụ nâng cấp từ level “bình thường” lên “có lý do cực thuyết phục”:
- ❌ “Mong anh phản hồi sớm.”
- ✅ “Phản hồi của anh rất quan trọng vì chúng tôi cần hoàn tất kế hoạch in ấn trước 9h sáng mai để không lỡ lịch triển lãm.”
Pro tip: Nếu lý do của bạn nghe hơi “bé xíu”, đừng ngại “phóng to hợp lý” – miễn là không nói dối trắng trợn. Và nhớ: deadline cụ thể + mục đích rõ ràng = tỉ lệ phản hồi tăng vọt.
- ✅ “Em rất mong nhận được phản hồi trước 2h chiều mai để kịp gửi slide lên hội đồng và trình cho tổng giám đốc” (mặc dù tổng giám đốc cũng chẳng thèm xem slide của bạn)
2. Gửi mail ngắn gọn – đừng biến nó thành tiểu thuyết chương hồi
Bạn nghĩ email của mình cực kỳ quan trọng, nhưng với người nhận thì… nó chỉ là một hạt cát giữa sa mạc deadline. Họ có thể vừa đọc mail bạn, vừa… mở spreadsheet, vừa gọi ship trà sữa – nên nếu dòng đầu tiên không đủ kích thích, rất có thể thư của bạn sẽ bị lướt qua như gió thoảng.
Tips để mail không bị “skip” tàn nhẫn:
a. Càng ngắn, càng dễ nuốt. Dài quá là người đọc thường không đủ thời gian và kiên nhẫn để hiểu hết bạn muốn gì, và có xu hướng sẽ skip và quên bén đi sự hiện diện email của bạn.
b. Nói thẳng điều cần nói – đừng mở đầu bằng “Em xin phép được trình bày một chút nội dung có liên quan đến vấn đề em từng nhắc đến ở email hôm trước…“, Chỉ cần đi thẳng vào vấn đề: “Em xin xác nhận lại lịch họp lúc 2PM ngày mai.”
c. Đừng liệt kê nguyên list việc cần họ làm. Một email – bạn nên gửi tối đa hai yêu cầu là hợp lý. Đừng bắt người ta vừa duyệt hợp đồng, vừa trả lời khảo sát, vừa feedback bài thiết kế, vừa “cho em xin vài gợi ý ạ” – họ sẽ đóng mail và đóng luôn cảm xúc với bạn.
d. Nếu bắt buộc phải nói dài: Hãy trình bày sơ qua với họ trước ở phần mở đầu. Ví dụ:
“Email có nhiều nội dung quan trọng cần trình bày rõ nên hơi dài, mong anh/chị dành vài phút để đọc kỹ giúp em nhé.” → Như vậy, người nhận biết rằng họ không bị lừa đọc một email ngắn mà… kéo hoài không hết!
e. Pro tip cuối cùng: Nếu bạn có nhiều vấn đề khác nhau, hãy chia ra nhiều email hoặc… viết theo kiểu có mục lục. Dễ đọc = dễ kiểm tra = dễ được hồi âm hơn đó.
3. Dấu đầu dòng – Vũ khí tối thượng để tránh bị “seen không rep”
Bạn biết điều gì khiến người nhận mail hết muốn đọc không? Đó là khi bạn viết một bức thư dài như tiểu thuyết, không có chấm, không có xuống dòng, không có gạch đầu dòng – chỉ có… sự tuyệt vọng.
Người nhận lúc này kiểu: “Ủa? Rốt cuộc bạn muốn tôi làm gì? Làm phép, chơi Sudoku hay đọc hiểu văn bản nâng cao?”
Vậy nên: hãy dùng dấu đầu dòng. Dùng như thể bạn đang thuyết trình với PowerPoint vậy. Ví dụ, thay vì viết thế này:
“Em cần chị xem giúp em phần hợp đồng đính kèm, phản hồi trước thứ Năm, đồng thời cho em xin thêm tên khách hàng bên chị đã gặp tuần trước để em bổ sung vào báo cáo, và tiện thể nếu chị có thể duyệt luôn bảng chi phí thì tuyệt vời ạ…”
→ Hãy biến nó thành bản checklist dễ hiểu như vầy:
“Nhờ anh/chị giúp em 3 việc như sau:
-
-
-
- Kiểm tra file hợp đồng đính kèm và phản hồi trước Thứ Năm, 5PM
- Gửi em tên khách hàng bên mình đã gặp tuần trước
- Duyệt bảng chi phí gửi kèm.”
-
-
Dễ nhìn. Dễ hiểu. Và đặc biệt: Dễ được trả lời!
Tips bonus: Nếu bạn muốn chắc chắn rằng người ta không bỏ sót mục nào, hãy đánh số thứ tự (1, 2, 3). Người ta còn có thể đánh dấu lại khi trả lời – rất chuyên nghiệp, lại gọn gàng.
4. Kiểm tra chính tả
Bạn viết email cực kỳ chỉnh chu, nội dung mượt mà, ngôn từ sang chảnh, nhưng bạn gọi sai tên người nhận. Người nhận là Anh Dũng, bạn lại ghi thành chị Ánh Dung. Và thế là… “tạch rep” ngay từ vòng gửi xe.
Có thể người nhận thấy email và tưởng bạn gửi nhầm, hoặc đơn giản là thấy bạn bất lịch sự quá nên thôi, để đó… rồi lãng quên như một bản hit năm 2012.
Một số điểm cần kiểm tra kỹ trước khi bấm gửi:
- Tên người nhận: hãy chắc là bạn đang chào đúng người, đúng độ tuổi và giới tính (nếu có thể kiểm tra được);
- Tên công ty/tổ chức: nghe thì nhỏ, nhưng sai là mất điểm ngay;
- Lỗi chính tả thường gặp: viết sai từ “chịu trách nhiệm” thành “chịu trách hiệm”, “xác nhận” thành “sát nhận”, hoặc cú pháp như “Kính gửi” mà không có dấu thành “Kinh gui” sẽ khiến người nhận cảm thấy email của bạn rất hời hợt, và sự phản hồi của họ không quan trọng.
- Chia thì – ngữ pháp – dấu chấm phẩy: Đừng để email của bạn đọc lên như thơ tự do hay một bản rap không hồi kết.
Tips siêu nhanh trước khi bấm “Send”:
- Đọc lại email của bạn trước khi gửi – khi nghe sẽ dễ phát hiện lỗi hơn là chỉ đọc bằng mắt.
- Dùng công cụ kiểm tra chính tả có sẵn (Gmail, Outlook, Google Docs đều có spell check).
- Nếu nghi ngờ: Copy email ra ứng dụng soạn thảo như Grammarly hoặc Google Translate, nó sẽ phát hiện mọi lỗi ngữ pháp dù là nhỏ nhất!
6. Kết thúc email một cách lịch sự
Đoạn cuối của email đôi lúc sẽ quyết định người nhận rep hay seen. Vậy nên, thay vì kết thúc một cách cụt lủn “Ok, vậy nha” hay “Thanks, [tên]”, bạn hãy dành chút tình cảm để gói ghém lại email bằng một lời cảm ơn ngọt ngào.
Gợi ý kết thư vừa lịch sự vừa đỡ nhạt như nước ốc:
-
- “Rất mong nhận được phản hồi từ bạn để mình có thể hoàn thành phần việc này đúng hạn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc thư.”
- “Chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian quý báu để đọc mail này. Mong nhận được phản hồi từ anh/chị trước 5PM thứ Sáu tuần này!”
- “Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngại email lại hoặc gọi cho mình nhé. Trân trọng.”
Đừng quên đính kèm:
- Tên đầy đủ hoặc tên chính thức tại công sở;
- Chức vụ – phòng ban
- Tên công ty và địa chỉ: giúp người nhận biết được email từ đâu gửi đến, nhờ đó có sự tin cậy và nhanh chóng nhận được phản hồi.
7. Không thấy trả lời? Cân nhắc gửi lại email một cách văn minh
Bạn đã cẩn thận nắn nót từng chữ, chọn font chữ xinh xắn, gắn chữ ký chuyên nghiệp như LinkedIn chính chủ – gửi email đi và… chờ đợi trong im lặng. 2 ngày trôi qua, không một dòng hồi âm. 3 ngày, không một cái “seen”. 5 ngày sau, bạn bắt đầu nghi ngờ không biết mình gửi nhầm… vào một vũ trụ nào rồi chăng?
Đừng lo. Không phải người ta không thích hoặc không muốn phản hồi cho bạn. Có thể họ:
- Bận đến mức quên mất email của bạn từng tồn tại trong hộp thư đến.
- Đã đọc nhưng gộp bạn vào “sẽ trả lời sau” – rồi mãi mãi là “sau”.
- Đang chờ thông tin từ người khác để trả lời bạn tử tế.
Dù lý do là gì, bạn có quyền follow-up! Nhưng hãy làm điều đó một cách lịch sự và văn minh, không “drama”, không thụ động gây thương nhớ.
Làm sao để follow-up?
1. Đợi ít nhất 2–3 ngày (trừ khi deadline đang dí bạn)
Đừng vội gửi lại ngay sau 1 buổi chiều. Gửi lại sau khoảng 48–72 giờ là vừa vặn để không bị “spam vibes”.
2. Sử dụng lời mở đầu lịch sự nhưng “nhẹ nhàng nhắc khéo”, ví dụ:
-
- “Chắc bạn đang bận rộn nên mình xin phép nhắc lại email trước nhé”
- “Mình xin phép được follow-up để chắc chắn email trước được gửi đến đúng địa chỉ”
- “Bạn có thể vui lòng phản hồi giúp mình trước [thời gian cụ thể] để kịp tiến độ như thỏa thuận không ạ?”
3. Tóm tắt nhanh nội dung chính của email trước: Đừng bắt người ta kéo ngược lên tìm email cũ. Nhắc lại 1–2 dòng quan trọng về yêu cầu trước là đủ.
4. Giữ thái độ thân thiện: Bạn muốn họ trả lời với sự thoải mái và cung cấp đầy đủ thông tin, không phải sự hoảng loạn.
Gợi ý mẫu email follow-up:
Chào [Tên người nhận],
Mình viết lại để follow-up email mình đã gửi vào [ngày gửi], liên quan đến [nội dung chính]. Không biết bạn đã có thời gian xem qua chưa ạ?
Nếu bạn có thể phản hồi trước [thời gian cụ thể], mình sẽ rất cảm kích vì điều đó vì sẽ giúp team mình tiếp tục phần việc liên quan.
Cảm ơn bạn nhiều và mong sớm nhận được phản hồi.
Trân trọng,
[Tên bạn]
Mẹo nhỏ:
- Nếu lần follow-up thứ 2 vẫn “bặt vô âm tín”, thử đổi người liên hệ hoặc… gọi điện trực tiếp.
- Sử dụng công cụ theo dõi email (nếu bạn làm trong môi trường cho phép) để biết người ta đã mở thư hay chưa.
Chốt lại: Việc gửi lại email để xin phản hồi không phải là thiếu lịch sự – đó là kỹ năng nơi công sở, và là dấu hiệu bạn nghiêm túc với công việc của mình. Quan trọng là cách bạn viết – hãy nhắc một cách tử tế, thân thiện, và đừng quên: nếu người ta không trả lời sau 2–3 mail follow-up… thì đã đến lúc bạn cần một kế hoạch B rồi đó!
