Mẹo Hay Để Bạn Viết eMail Sớm Nhận Được Phản Hồi
Trong công việc chắc hẳn rất nhiều lần bạn gửi eMail cho đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác để hỏi về một vấn đề, một lời khuyên hoặc một sự xác nhận nhưng cuối cùng bạn lại không nhận được gì từ họ phải không?
Viết một eMail nhìn bề ngoài có vẻ đơn giản, nhưng có thể gây áp lực và kiệt quệ về tinh thân. Viết một eMail đôi khi khiến bạn mất hàng giờ để cân nhắc tất cả các từ thích hợp khi một eMail trang trọng. Đặc biệt, việc yêu cầu trả lời thường khó khăn hơn nhiều. Hãy xem những lời khuyên dưới đây, chúng có thể giúp ích cho bạn một ngày nào đó.
Cung cấp lý do tại sao email của bạn nên được trả lời
Hãy viết rõ trong mail một cách lịch sự nhất là eMail của bạn cần sớm được trả lời. Nếu kèm theo một lý do thuyết phục nữa, eMail của bạn sẽ được người nhận cân nhắc và phản hồi sớm nhất.
Ví dụ: “Tôi rất vui khi nhận được phản hồi từ bạn vì lễ khai mạc sẽ kết thúc vào tối thứ Bảy.“, hoặc “Dữ liệu bạn cung cấp rất quan trọng cho dự án được triển khai tới, do đó rất hy vọng nhận được phản hồi từ bạn trước 5:00 PM ngày mai để chúng tôi tiếp tục công tác chuẩn bị.”
Ngay cả khi lý do được đưa ra là vô lý hoặc không cần thiết, bạn vẫn sẽ có khả năng nhận được phản hồi.
eMail ngắn gọn và đơn giản
Người nhận eMail của bạn luôn đang có hàng tá công việc phải làm, do đó đôi khi họ chỉ lướt qua thư của bạn rồi chuyển sang thư kế tiếp. Hãy giữ mail của bạn thực sự đơn giản, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Gửi quá nhiều yêu cầu trong một eMail là điều vô cùng khủng khiếp. Hãy giới hạn yêu cầu của bạn. Nếu có thể, không thực hiện nhiều hơn hai yêu cầu trong một mail.
Có quá nhiều yêu cầu trong một eMail khiến họ khó trả lời hoặc không biết phải trả lời thế nào. Nếu bạn bắt buộc phải yêu cầu nhiều điều trong 1 eMail, hãy nêu rõ ở đầu mail rằng thư sẽ rất dài. Điều này sẽ giúp người đọc chuẩn bị sẵn tâm trí cho một mail sẽ mất khá nhiều thời gian.
Sử dụng dấu đầu dòng
Nếu bạn yêu cầu quá nhiều trong một email, hãy đặt chúng vào các gạch đầu dòng. Cố gắng đừng lãng phí thời gian của người nhận. Họ có thể có nhiều việc khác ưu tiên hơn là cố gắng tìm hiểu xem bạn đang muốn nói gì trong thư. Hãy thực hiện từng điểm một và làm cho email của bạn dễ hiểu nhất có thể.
Kiểm tra chính tả
Những từ đầu tiên bạn cần kiểm tra là tên người nhận và tên công ty của họ. Đôi khi mọi người nhận được email và không trả lời vì họ không biết liệu mình có phải là người nhận phù hợp hay không hoặc họ không thực sự hiểu nội dung do ngữ pháp kém và sai chính tả.
Kết thúc eMail bằng một ghi chú lịch sự
Phần cuối cùng của email luôn là phần bạn thể hiện sự quan tâm của mình về khoảng thời gian người đọc đã bỏ ra để đọc eMail của bạn, và không có cách nào khác để chứng minh điều này ngoài việc kết thúc eMail bằng những lời lẽ lôi cuốn và lịch sự.
Ví dụ,
“Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi sớm từ bạn.
Trân trọng,
Tên, chức vụ và địa điểm công ty của bạn.”
Đừng quên ghi rõ tên và địa chỉ công ty của bạn trong eMail. Điều này giúp người nhận biết ai gửi mail và liệu nó có đáng tin cậy hay không.
Gửi một eMail khác để yêu cầu phản hồi
Email của bạn đã được xem xét cẩn thận và gửi đi vài ngày trước nhưng vẫn chưa có phản hồi nào. Có lịch sự không nếu chúng ta gửi một eMail khác yêu cầu họ phản hồi?
Có một số lý do khiến người nhận có thể trì hoãn trả lời eMail của bạn hoặc họ hoàn toàn đã bỏ qua chúng. Có thể người nhận bận quá nên quên trả lời email. Trong trường hợp này, việc gửi một email khác yêu cầu trả lời là hoàn toàn cần thiết. Tuy nhiên, hãy nhớ sử dụng câu từ lịch sự và trân trọng.
Đọc thêm: Tips Viết Email Nhắc Phản Hồi Hiệu Quả
by SLT Team
