Những Cách Viết Email Nhắc Phản Hồi Hiệu Quả

Nhiều người thật sự bận rộn đến mức quên trả lời email. Trong các tổ chức có quy mô lớn và phức tạp, nơi các nhân viên phải đưa ra hàng loạt báo cáo và phản hồi kịp thời hạn cho cấp trên, người ta thấy rằng các email gửi đến các tổ chức đó thường không được trả lời hoặc được trả lời rất chậm trễ.

Tất nhiên, một số người vẫn trả lời email; tuy nhiên, đôi khi họ không trả lời tất cả, ngay cả những email đã được nêu rõ ràng rằng người gửi cần nhận được phản hồi sớm. Trong tình huống này, bạn hoàn toàn có thể lịch sự yêu cầu họ phản hồi.

Có một số lý do khiến người nhận có thể trì hoãn việc trả lời email của bạn hoặc hoàn toàn bỏ qua chúng. Hãy xem xét cẩn thận các lý do sau để bạn có thể gửi email một cách thích hợp yêu cầu phản hồi cần thiết.

1. Kiểm tra lại địa chỉ email người nhận đã đúng hay chưa

Điều này nghe có vẻ khó hiểu nhưng vẫn có thể xảy ra. Hãy đảm bảo rằng email của bạn được gửi đến đúng địa chỉ email người nhận. Nếu chẳng may bạn gửi nhầm email đến một người khác, đừng quên gửi một email khác để xin lỗi vì nhầm lẫn. Dưới đây là một số mẹo hữu ích giúp bạn tránh việc gửi sai địa chỉ email:

1. Kiểm tra chính tả địa chỉ email: Sai một ký tự có thể khiến email không gửi được hoặc gửi nhầm người. Hãy so sánh lại với danh bạ trước khi nhấn “Gửi”.
2. Sử dụng tính năng tự động hoàn thành cẩn thận: Khi nhập địa chỉ, email thường gợi ý người nhận. Hãy chắc chắn chọn đúng địa chỉ mong muốn.
3. Gửi thử nếu cần thiết: Nếu gửi email quan trọng, bạn có thể gửi thử cho chính mình hoặc đồng nghiệp để kiểm tra trước.
4. Xác nhận lại với người nhận: Nếu email rất quan trọng, bạn có thể nhắn tin hoặc gọi điện xác nhận địa chỉ trước khi gửi.
5. Sử dụng danh bạ lưu sẵn: Lưu những địa chỉ quan trọng vào danh bạ để tránh nhập sai trong những lần gửi sau.

2. Mối quan hệ của bạn với người nhận

Mối quan hệ của bạn đôi khi sẽ ảnh hưởng đến trậm trễ trong việc phản hồi email. Bạn có phải là kiểu người thường trì hoãn việc trả lời người khác không? Nếu có thì có lẽ mọi người cũng sẽ có xu hướng làm điều tương tự với bạn.

Bạn có thể cần phải lịch sự yêu cầu trả lời trong một email trang trọng. Nhưng trước tiên, hãy kiểm tra lại hộp thư của bạn ngay lập tức và trả lời tất cả những email đó, đặc biệt là những email từ những người nhận mà bạn đang chờ phản hồi của họ. Trong trường hợp bạn không thể trả lời, chỉ cần xác nhận đã nhận được email và nêu rõ thời điểm yêu cầu của người gửi sẽ được phản hồi. Ví dụ:

“John thân mến,
Tôi đã nhận được email và yêu cầu của bạn. Bạn sẽ nhận được phản hồi của chúng tôi trước 3 giờ chiều ngày mai.
Cảm ơn.”

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tăng khả năng được phản hồi:

1. Sử dụng lời chào phù hợp: Khi gửi email, hãy chọn cách xưng hô phù hợp với mối quan hệ. Nếu là đối tác, khách hàng hoặc cấp trên, hãy dùng lời chào trang trọng. Nếu là đồng nghiệp hoặc bạn bè, có thể sử dụng cách chào thân thiện hơn.
2. Tạo sự kết nối trước đó: Nếu có thể, hãy xây dựng mối quan hệ trước khi gửi email bằng cách tương tác trên mạng xã hội, gặp gỡ trực tiếp hoặc trao đổi thông tin qua điện thoại. Điều này giúp người nhận có thiện cảm và chú ý hơn đến email của bạn.
3. Cá nhân hóa nội dung email: Đề cập đến những thông tin liên quan đến người nhận, chẳng hạn như dự án chung, sở thích hoặc thành tựu của họ. Điều này giúp email trở nên gần gũi và tạo động lực để họ phản hồi.
4. Giữ thái độ chuyên nghiệp và lịch sự: Luôn sử dụng ngôn từ nhã nhặn, cảm ơn người nhận và thể hiện sự tôn trọng. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt và tăng khả năng nhận được phản hồi.

3. Tin nhắn có quá nhiều lỗi

Bạn có thể đã viết tin nhắn theo cách mà người nhận không thể liên tưởng được. Nội dung thư của bạn được chuẩn bị không chu đáo, câu từ và từ vựng chưa chuẩn dẫn đến người đọc hiểu sai. Trước khi gửi mail, hãy đọc lại email, sử dụng tính năng kiểm tra chính tả, kiểm tra ngữ pháp và đảm bảo nội dung email đơn giản, minh bạch và ngắn gọn.

Nếu đã lỡ gửi email cho người nhận và bạn phát hiện có quá nhiều lỗi sai, thay vì chỉ đơn thuần gửi thêm một email nhắc phản hồi, hãy đính kèm thêm một đoạn văn tóm gọn lại mail bạn đã gửi một cách chính xác và đơn giản nhất, kèm theo lời xin lỗi lịch sự.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tránh lỗi và tăng cơ hội nhận được phản hồi:

1. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi: Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly hoặc công cụ có sẵn trong trình duyệt để phát hiện lỗi sai. Đọc lại email ít nhất một lần để đảm bảo câu cú rõ ràng.
2. Giữ câu văn ngắn gọn, dễ hiểu: Tránh viết câu quá dài hoặc phức tạp, vì điều này có thể gây khó hiểu. Hãy diễn đạt nội dung một cách trực tiếp, mạch lạc.
3. Định dạng email rõ ràng: Sử dụng dấu câu hợp lý, chia đoạn phù hợp để nội dung dễ đọc. Đừng viết toàn bộ email bằng chữ in hoa hoặc không có dấu câu.
4. Nhờ người khác đọc lại nếu cần: Nếu email quan trọng, bạn có thể nhờ đồng nghiệp hoặc sử dụng công cụ AI để kiểm tra lỗi trước khi gửi.

Vậy chúng ta nên viết mail yêu cầu phản hồi như thế nào?

Có một số cách để bạn có thể viết một email chuyên nghiệp và nhận được phản hồi mà không cần hỏi. Hãy kiểm tra các thông tin dưới đây:

• Đừng quá hấp tấp nếu việc phản hồi của người nhận không thần sự cấp bách. Hãy kiên nhẫn đợi một hoặc vài ngày. Nếu bạn vẫn không nhận được gì từ họ, bạn có thể gửi một email nhắc nhở. Khi gửi tin nhắn nhắc nhở hãy đảm bảo rằng tin nhắn của bạn trang trọng và lịch sự.
• Hãy chắc chắn để đưa ra ý định đúng đắn.
• Nếu việc đó khẩn cấp, chỉ cần nói ra và giải thích ngắn gọn lý do tại sao việc đó lại khẩn cấp.

Ví dụ:

“Thưa ông William Sean,
Tôi vẫn chưa nhận được phản hồi của ông về những nhân viên được đề bạt thăng chức.
Vui lòng phản hồi trước trưa ngày mai vì phản hồi của ông rất quan trọng đối với chúng tôi.
Cảm ơn ngài.
Trân trọng,”

Yêu cầu trang trọng và lịch sự

Hãy kiên nhẫn và giữ bình tĩnh cho dù tình huống đó có khó chịu đến thế nào. Cố gắng không tỏ ra cáu gắt vì sẽ khiến tình hình càng khó xử và giải quyết.

Xem xét từ quan điểm của người nhận

Bạn cũng nên lưu ý rằng người nhận của bạn không nhàn rỗi mà còn tham gia vào nhiều công việc khác. Đừng quên đề cập đến điều này trong lời nhắc nhở của bạn để thể hiện rằng bạn thực sự quan tâm và bạn không thực sự muốn làm phiền họ quá nhiều.

Dưới đây là một vài ví dụ bạn:

Follow-Up Email Example 1:

Xin chào Jane!
Tôi viết email này để đảm bảo bạn đã nhận được email trước đó của tôi.
Bạn vẫn sắp xếp được thời gian chứ? Hãy cho tôi biết ngày và giờ phù hợp nhất với bạn.
Trân trọng,

Follow-Up Email Example 2:

Kính gửi Bill,

Tôi gửi mail tiếp nối cuộc trò chuyện của chúng ta ngày hôm trước.
Tôi muốn cung cấp cho bạn chuyến tham quan bảng điều khiển của chúng tôi để giới thiệu một số giải pháp và công cụ quản lý email tốt nhất của SimpleLifeTips.
Bạn có thời gian để trò chuyện hoặc gọi điện vào tuần tới không?
Trân trọng,

Follow-Up Email Example 3:

Chào Eri,
Tôi thắc mắc và rất muốn biết khi nào bạn có thời gian dùng thử sản phẩm của chúng tôi. Trong cuộc trò chuyện và phân tích hôm trước, đây chắc chắn sẽ là công cụ quản lý tốt và hiệu quả, rất phù hợp để phát triển và quản lý doanh nghiệp của bạn.
Trân trọng,